Іс қағаздарын жүргізудің пайда болу және дамуы. Құжаттардын түрлері мен жіктелуі. Құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыру.

5-6- сабақ ..............................

Сабақтың тақырыбы:

Іс қағаздарын жүргізудің пайда болу және дамуы. Құжаттардын түрлері мен жіктелуі. Құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыру.

2-тарау. Құжаттау.

§1. Құжаттардың құрамы, жіктелуі және бір ізге түсірілуі

9. Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымының өкілеттік құзырына, мәселелерді шешудің тәртібіне ( жеке дара өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылыя шешу қағидалары), басқа ұйымдар мен байланыс көлеміне және олардың сипатына қарай анықталады.

10. Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс - әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады:

1) ұйымдастырушылық - құқықтық (жарғылар, ережелер, раглименттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалары);

2) өкімдік (қаулылық, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар);

3) анықтамалық - ақпаратты(актілер, шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар, мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар және басқалары);

4) жоспарлы- есепті ( жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар мен есептер);

5) қызметкерлердің еңбек қызметі және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар.

Ұйым өз жұмыс ерекшеліктеріне байланысты құжаттардың бұдан басқа да түрлерін жасайды.

11. Өкімдік құжат ұйым - автордың немесе жоғары тұрған органның өкімдік құжатымен жойылады немесе өзгертіледі. Өкімдік құжаттың әрекет ету күші Қазақстан Республикасы заңдары мен белгіленген тәртіпте тоқтатылуы мүмкін.

12. Басқа ұйымдардың мүдделеріне қатысты құжат жобасы олар мен алдын - ала келісіледі. Құжат жобасына келіспеушіліктер қосымша мен рәсімделеді немесе ілеспе хатта көрсетіледі.

13. Ұйымдардың алқалы органдары мәжілістерінде мәселелерді талдқылау барысы және қабылданатын шешімдер хаттамаларда жазылады. Хаттамалар мәжіліс барысын жазу, стенограмма, дыбыс немесе бейнежазба және мәжіліске дайындалған хаттамаға тіркелетін құжаттар (баяндамалдар, сөйленген сөздер, анықтамалар, сараптамалық қортындылар, қаулылардың немесе шешімдердің жобалары, қатысу парақтары, шақырылғандар тізімдері) негізінде ресімделеді. Егер мәжіліс барысында стенографияланса, онда стенограммалар мәтінінің мағынасы толық жазылады, басып шығарылып, куәландырылады да хаттамамен бірге сақталады. Ұйымдардың алқалы органдары регламентінде қарастырылған ерекше жағдайларда сөйлеуші өз сөзінің стенограммасына бұрыштама қоюы тиіс. Егер мәжіліс барысы дыбыс немесе бейне кассеталарға жазылса, онда олар хаттамаға қосып беріледі.

14. Ұйым өз құзырының шегінде басқа ұйымлармен және жеке азаматтармен хат алмасады.

Телефакс, электрондық пошта арқылы жіберілген құжаттар адреске поштамен немесе фельдъегерлік байланыспен қосымша жолданады.

15. Әртүрлі құжаттарды жасау, рәсімдеу ережелері, олармен жұмыс жүргізу тәсілдер, нысандары мен әдістері айқындау мақсатында құжаттар жіктеледі және бір ізге түсіріледі. Бұл ағымдағы іс жүргізуде құжаттармен жұмыс жеделдігін арттырып, оларды тез іздеп табуды қамтамасыз етеді және құжат айналымы ауқымын қысқартады.

Құжаттарды жіктеу олардың түрлері (қаулылар, бұйрықтар, хаттар, актілер, баяндау хаттар, шартты және басқа құжаттар), нысаны (жеке, тұрпатты), мазмұны (қарапайым, күрделі), шығу тегі (ресми, жеке), жасалған орны (сыртқы, ішкі) сақталу мерзімдері (тұрақты, уақытша) қол жеткізуге шек қойылу деңгейі ( ерекше маңызды, өте құпия, құпия, «Қызметте пайдалану үшін» белгісі мен) бойынша жүргізіледі.

16. Ұйымда құжаттарды жүктеу үшін жіктегіш құрастырылады.

Жіктегіш әзірлеу кезінде ұйымның құрылтайшылық құжаттары, оның құрылымдық бөлімшелері туралы ережелері қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулары, істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасы, ұйым істерінің номенклатурасы, құжатт ардың сақтау мерзімдері көрсетілген тізбелері, тұрақты сақтаудағы істердің және жеке құрам бойынша істердің тізімдемелері пайдаланылады.

17. Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндерін, оларды құрастыру және рәсімдеу ережелерін әзірлеу болып табылады. Құжаттың тұрпатты нысандары мен дайын үлгілері, әдетте жинақ түрінде рәсімделеді.

Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері

1- тарау. Жалпы ережелер.

1. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері (бұдан әрі- Ережелер) қағаз негізіндегі секілді ақпараттық технология арқылы алынған электрондық деректерді, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңба қойылған электрондық құжаттар түріндегі құпиясы жоқ ресми құжаттарды жасаудың және олармен жұмысты ұйымдастырудың мемлекеттік ұйымдар (бұдан әрі - ұйымдар) үшін міндетті жалпы талаптарын белгілейді.

2. Осы Ережелер Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы заңына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Нормативтік құқықтық актілер туралы» Заңына Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» Заңына, Қазақстан Республикасы Призидентінің «Мемлекеттік аппараттың жұмыстарын жақсарту, төрешілікке қарсы күрес және құжат айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы» 2000 жылғы 30 шілдедегі №427 Жарлығына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» 2001 жылғы 11 мауысымдағы №797 қаулысына сәйкес әзірленді. Тұрпатты Ережелерде Қазақстан Республикасы президенті, Әкімшілігі басшысының 1998 жылғы 24 қазандағы №17-457 - Р бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы президенті Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау», Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтарда №168 қаулысымен бекітілген «Қазақстан Республикасы Премьер - Министірі кеңісінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау» қойған талаптар ескерілген.

3. Ұйымдар осы Ережелерді қолданды немесе олардың негізінде:

1) іс жүргізу жөніндегі ведмствалық (салалық) нұсқауды әзірлейді және Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік орган мен келісе отырып бекітеді;

2) ұйымдағы іс жүргізу нұсқауын әзірлейді және облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік органдармен, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік, Қазақстан Республикасы Презмиденті мұрағатамен келісе отырып бекітеді.

4. Бұл Ережелердің бұрмалануына кінәлі ұйымның басшысы және қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес жауап береді.

5. Құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне басшылық пен бақылауды ұйымның үлгі ережелер (1- қосымша) негізінде әзірленген құжаттама қызметі туралы Ережесіне сәйкес жұмыс жасайтын құжаттама қызметі жүзеге асырады.

Штат кестесінде құжаттама қызметі қарастырылмаған шаңғын ұйымдар мен ұйымның құрылымдық бөлімшелерде аталған функциялар лауазымды тұлғаға жүктеледі.

6. Құжаттама қызметінің басшысы (лауазымды тұлға) ауысқан кезде құжаттар мен істер жаңадан тағайындалған құжаттама қызметті басшысына (лауазымды тұлғаға) қабылдау - өткізу актісімен тапсырылады(2- қосымша).

7. Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы, обылыстық, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органдары, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасының Президенті мұрағаты, обылыстық, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағат мекемелері) ұйымдарға Ережелерді өндіруде әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетеді, Ереже талаптарының орындалуын бақылайды.

8. Бұл Ережелерде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгіленген терминдер пайдаланылады.