Методические указания по созданию базы данных в СУБД Access 2010

Тема Создание структуры таблиц Базы данных. Установление связей между таблицами БД.

Урок 1. Создание таблиц Базы данных в СУБД Access 2010.

Цель: Режимы создания таблиц в СУБД Access. Тип данных. Свойства полей таблиц БД.

Материал для изучения

Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк), как было сказано выше, содержит Ключевое поле - поле, значение которого служат для однозначного определения записи в таблице. Обычно числовой код. Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.

Поля базы данных определяют структуру базы, групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащих каждому из полей.

Свойства полей:

• Имя поля - определяет, как надо обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков таблиц).

• Тип поля - определяет тип данных, которые содержаться в данном поле.

• Размер поля - определяет предельную длину данных.

• Формат поля - способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

• Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

• Подпись - заголовок столбца таблицы для данного поля.

• Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

• Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

• Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое автоматически выдается при попытке ввода в поле ошибочных данных.

• Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля.

• Индексированное поле - ускоряет операции поиска и сортировки записей. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться на наличие повторов, что исключает дублирование данных.

При создании структуры таблиц, обязательно надо учитывать данные, заполнять тип данных, размер поля.

Типы данных:

Текстовый - включает числа, буквы и символы (до 255 символов).

Поле МЕМО - текст любого размера.

Числовой - обычное число (не деньги и не дата).

Дата/время - дата или время.

Денежный - число, имеющее денежный формат.

Счётчик - Access добавляет автоматически к каждой записи номер по порядку.

Логический - ответ на вопрос Истина/Ложь.

Поле объекта OLE - связь с другим файлом.

Вставка объектов в поле OLE.

Размер поля - максимальное количество символов.

Формат поля - раскрывающийся список форматов, которые могут быть присоединены к данному типу поля.

Значение по умолчанию - автоматически появится во всех записях в этом поле.

Число десятичных знаков - будет автоматически отображаться число с этим количеством знаков после десятичной точки.

Все ключевые поля будут либо, числовые, либо счетчик. Учитывая все соглашения и анализируя данные, таблица Предмет будут иметь следующую структуру:

Предмет

ключ

имя поля

тип данных

размер поля

обязательное поле

Индексированность

да

код предмета

счетчик

длинное целое

Да (совпадения не допускаются)

название

текстовый

25

Да

Нет

Создание таблиц

Можно выполнить при помощи конструктора или путем ввода данных в таблицу.

Конструктор требует от пользователя непосредственного определения вручную всех данных. Ключ устанавливают нажатием клавиши , предварительно выделив строку (для составного ключа выделить несколько строк с нажатым CTRL). Для выхода следует нажать на кнопку и задать имя таблице, если это требуется.

Для изменения структуры имеющейся таблицы через контекстное меню КОНСТРУКТОР.

После редактирования структуры таблицы при закрытии будет запрос на сохранение.

После создания структуры таблицы можно вносить в нее данные, т. Е. открыть ее для просмотра (2 ЛКМ). При переходе к новой записи предыдущая сохраняется автоматически. Окно данных таблицы выглядит так:

На рисунке показаны основные элементу управления записями в таблице. Попробуйте, используя кнопки управления записями, перейти к первой, последней, второй, шестой записи, добавить новую. Вспомните из предыдущих курсов как изменить размер экрана. Ширина и высота ячеек таблицы изменяется также, как и у таблиц Excel.

Дополнительные пункты меню (вкладки) для работы с таблицами:

• Поля

• Таблицы

• Конструктор

Практическое задание:

1. Открыть файл базы данных в папке Z:\...\Access с именем Успеваемость.accdb

2. Создать таблицы Студент, Предмет и Ведомость (см. ход работы)

Студент

ключ

имя поля

тип данных

размер поля

обязательное поле

Индексированность

да

код студента

числовой

длинное целое

Да

Да (совпадения не допускаются)

группа

текстовый

5

Да

Нет

фамилия

текстовый

15

Да

Нет

специальность

числовой

длинное целое

Нет

Нет

Предмет

ключ

имя поля

тип данных

размер поля

обязательное поле

Индексированность

да

код предмета

счетчик

длинное целое

Да (совпадения не допускаются)

название

текстовый

25

Да

Нет

Ведомость

ключ

имя поля

тип данных

размер поля

обязательное поле

Индексированность

да

код студента

числовой

длинное целое

Да

Да (совпадения допускаются)

да

код предмета

числовой

длинное целое

Да

Да (совпадения допускаются)

дата сдачи

дата/время

краткий формат даты

Нет

Нет

оценка

числовой

длинное целое

Нет

Нет

3. Заполнить все таблицы данными (2 предмета, 4 студента, все оценки для имеющихся студентов по имеющимся предметам)

Ход работы

1. Создание таблицы:

   1. Закройте все открытые окна с правой стороны

   2. В меню Создание выберите способ Конструктор для создания таблицы. Откроется окно с именем Таблица 1

   3. В новой таблице создайте поля согласно заданию, задайте их типы и свойства. Установите ключевые поля

   4. Закройте таблицу. Подтвердите сохранение, задав новое имя таблицы Студент.

   5. Аналогично создайте таблицы Предмет и Ведомость.

Контрольные вопросы:

1. Способы создания таблиц.

2. Создание в режиме Конструктор.

3. Установка ключевого поля.

4. Выбор типа данных.

5. Сохранение таблиц.

Урок 2. Установление связей между таблицами Базы данных

Цель: Научить устанавливать связи между таблицами.

Материал для изучения

Логические связи дают возможность объединять данные из разных таблиц. Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них - ключом связи. Так обеспечивается рациональное хранение недублированных данных и их объединение в соответствии решаемых задач.

В нормализованной реляционной базе данных связь двух таблиц характеризуется отношениями записей типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:М). Отношение 1:1 предполагает, что каждой записи одной таблицы соответствует одна запись в другой. Отношение 1:М - каждой записи первой таблицы соответствует много записей во второй, но каждой записи во второй соответствует только одна запись в первой.

Для двух таблиц, находящихся в отношении типа 1:М, устанавливается связь по уникальному ключу таблицы, представляющей в отношении сторону «один» - главной таблицы в связи. Во второй таблице, представляющей в отношении сторону «многие» и именуемой подчиненной, этот ключ связи может быть либо частью уникального ключа, либо не входить в состав ключа. В подчиненной таблице ключ связи называют внешним.

Связь между таблицами устанавливается в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши.

Связь между таблицами 1:М. Схема данных будет выглядеть

При установлении связей важно учитывать ключевые поля и одинаковые типы данных в полях связи. При создании связи имеется окно параметров. Обеспечение целостности будет автоматически проверять наличие правильные значения в полях связи.

Практическое задание:

1. Открыть файл базы данных Успеваемость.accdb

2. Создайте схему данных (см ход работы)

3. В таблицу Студент добавьте 2 новых студента

4. В таблицу Ведомость добавьте оценки новым студентам по имеющимся предметам

Ход работы

1. Создайте схему данных.

   1. Проверьте установлены ли ключевые поля в таблицах. (Таблицы просматриваем в режиме Конструктор). Если ключевых полей нет, то необходимо их установить (Предметы - ключевое поле Код предмета; Студенты - ключевое поле Код Студента; ведомость - Код студента и Код предмета).

   2. Нажать кнопку схема данных на панели инструментов.

   3. Выбрать нужные таблицы для схемы (Выделить имя, Добавить), Закрыть

   4. Удобно расположить таблицы на экране (рядом главную и подчиненную), перетянуть мышью за заголовок.

   5. Установить связь между таблицами Студент и Ведомость:

      1. Поле «Код Студента » в таблице «Студент» тянуть до поля «Код Студента» в таблице «Ведомость» (с нажатой левой кнопкой мыши).

      2. Прочесть сообщение в окне Связи

      3. Обеспечить целостность данных (установить флажок)

      4. Отношение «Один - ко - многим»

      5. Создать.

Примечание: если связь НЕ ОПРЕДЕЛЕНА, проверьте совпадение соответствующих значений в полях в таблицах и в названии полей.

1. 1. Аналогично установить связи между таблицами Предмет и Ведомость по полю Код Предмета

   2. Закрыть схему данных с сохранением.

2. Проверьте созданную схему по рисунку.

Контрольные вопросы

1. Установка ключей в таблице.

2. Типы отношений между данными.

3. Установление связи между таблицами