Методические указания по выполнению практической работы на тему 'Создание отчетов в СУБД Access 2010'

Тема Создание простых отчетов.

Цель: Научиться создавать и оформлять данные для печати.

Материал для изучения

Отчет - средство отображения данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать (формой, таблицей или запросом) отчеты обладают двумя преимуществами:

- группировка и вычисление промежуточных, общих итогов;

-красиво оформленные материалы, наклейки и другие документы.

Отчеты базируются на многотабличных запросах. Создают отчеты чаще всего при помощи мастера, а корректируют в режиме Конструктор.

В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из вариантов.

Конструктор позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.

Мастер отчетов запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.

Автоотчет: в столбец этот мастер создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значения полей.

Автоотчет: ленточный в отчете этого типа данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись или поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

Заголовок группы используется при группировки данных, печатается в верхней части каждой группы (новое значение) и может содержать поля, по которым производится группировка, и заголовки столбцов.

Примечание группы используется при группировки данных, печатается в нижней части каждой группы и может содержать поля, по которым производится группировка, и итоговые значения по группе, рассчитанные с помощью специальных функций:

• Count (*) - количество записей

• Sum (поле) - сумма значений указанного поля

• Avg (поле) - среднее арифметическое значений указанного поля

• Min (поле) - минимальное значение указанного поля

• max (поле) - максимальное значение указанного поля

Практическое задание:

По имеющейся базе данных Успеваемость.accdb (см. материал по созданию базы данных в файле «Создание БД в СУБД Access_2010») создать отчеты.

На рисунке представлена схема базы данных Успеваемость. Accdb

1. Создать простой отчет с помощью Мастера для получения Списка предметов (см ход работы)

2. При помощи Конструктора оформите отчет

3. Составить простой отчет с помощью Мастера для получения Справки для студентов (макет - в столбец). При помощи Конструктора оформите отчет

4. Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Список студентов по группам (см ход работы).

5. При помощи Конструктора оформите отчет

6. Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Ведомостей по предметам (см ход работы).

7. При помощи Конструктора оформите отчет

8. Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Ведомостей по студентам (группировка по группам - студентам). При помощи Конструктора оформите отчет

Ход работы

1. Запустить Мастер по созданию отчетов

2. Выбрать в строке Таблицы и запросы таблицу Предмет.

3. Выберите поля все поля

4. нажав кнопку . Далее.

5. Уровни группировки не выбирать. Далее

6. Сортировка по полю название. Далее

7. Макет - табличный, ориентация - книжная. Далее

8. Задайте имя отчета: Список предметов

9. Готово.

Ход работы

1. Запустить Мастер по созданию отчетов

2. Выбрать в строке Таблицы и запросы - таблица Студенты

3. Выберите поля все поля

4. нажав кнопку . Далее.

5. Уровни группировки - Группа. Далее

6. Сортировка по полю Фамилия. Итоги - специальность AVG (среднее арифметическое), данные и итоги. ОК. Далее

7. Макет - структура, ориентация - книжная. Далее

8. Задайте имя отчета: Списки студентов по группам

9. Готово.

Ход работы

1. Запустить Мастер по созданию отчетов

2. Выбрать в строке Таблицы и запросы - запрос Полная ведомость

3. Выберите поля все поля

4. нажав кнопку . Далее.

5. Вид представления - Предмет. Далее

6. Уровни группировки - Группа. Далее

7. Сортировка по полю Фамилия. Итоги - Оценка AVG (среднее арифметическое), данные и итоги. ОК. Далее

8. Макет - структура, ориентация - книжная. Далее

9. Задайте имя отчета: Семестровые ведомости

10. Готово.

Контрольные вопросы:

1. Установка сетевого принтера.

2. Создание автоотчета.

3. Создание отчета по запросу.

4. Создание отчета с итогами.

5. Изменение уровня группировки.

6. Редактирование отчета.