Терминологический словарь по МДК. 01. 01. Документационное обеспечение управления

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«НОВОШАХТИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

(ГБПОУ РО «НТТ»)

РАССМОТРЕНО СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

На заседании МО Методическом совете Зам. директор по УПР

«Информационные технологии» Протокол №___от________ ___________Ю.А. Волков

Протокол №___от____________ Председатель МС

Председатель МО ___________И.Ю. Волкова

___________Т.Ю. Маруда

МДК.01.01. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

г. Новошахтинск, 2015

Терминологический словарь предназначен для студентов обучающихся по профессии 034700.01 «Секретарь» и является частью учебно-методического комплекса.

В словаре содержится более 200 терминов и определений слов, охватывающих все основные темы программы по МДК.01.01. «Документационное обеспечение управления».

Организация разработчик: государственное бюджетное образовательное учреждение начального профессионального образования ростовской области профессиональный лицей № 59 (ГБОУ НПО РО ПЛ № 59)

Разработчик: Соловьева Оксана Викторовна - мастер производственного обучения ГБОУ НПО РО ПЛ № 59, вторая квалификационная категория

Введение

Данный терминологический словарь имеет большое практическое значение и может быть использован в различных режимах:

• подготовка к уроку;

• конкретной теме урока соответствует, как правило 3-5 определений словаря. Если студент стремится к познанию точного толкования, то он обязательно воспользуется данным изданием.

• Подготовка к зачету. Зная точное определение делопроизводственных терминов, поможет учащемуся более точно и правильно излагать мысли при подготовке к зачету и получить более высокую оценку на зачете.

Данный словарь в основном ставит своей целью помочь студентам при ознакомлении с лекционным материалом и неизвестными терминами. В словарь включено большое количество слов, употребительных в жизни и в профессии секретаря. Все термины расположены в алфавитном порядке, начиная с А и заканчивая Я.

Другие применения. Поскольку словарик охватывает различные разделы делопроизводства, он может быть полезен не только студентам, но и всем, кого интересует оформление документов.

А

Автобиография - описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и

связи.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат - лицо или организация - получатель документа.

Адресант - отправитель корреспонденции.

Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий получение квалификации специалиста, ученого звания.

Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.

Б

Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

В

Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка из документа - заверенная копия части документа (т.е. должна подтверждаться подписями должностных лиц и печатью).

Г

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального образования.

Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ - документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Диплом - документ, удостоверяющий; 1) окончание высшего или среднего образовательного учреждения, 2) присвоение ученой степени, почетного звания или победу на конкурсе и т.д.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их регулирования.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условия их регулирования.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого- либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ - 1) это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Ъ

Е

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Ж

Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

З

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающие его содержание.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).

И

Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Инициативный документ - документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

К

Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Код организации - идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Кодекс - единый законодательный акт, содержащий в систематическом изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой

кодекс и др.).

Коммерческая тайна - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия (заверенная) - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Корректура - исправление ошибок.

Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Л

Листок нетрудоспособности (больничный лист) - документ, выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного пособия по социальному страхованию.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Личные (персональные) документы - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные сведения о работнике организации.

М

Макет - модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Н

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предметы.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт - письменный, официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Носитель информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

О

Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Обходной лист - документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы.

Общий бланк документа - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации.

Опись дел - юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа - отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отпуск - это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей или функциональной организации, структурному подразделению или должностному лицу.

П

Паспорт - удостоверение личности владельца, содержащее основные сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату рождения, место рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверенную фотокарточку владельца.

Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке

в процессе его заполнения.

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями.

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Персональные данные - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письменные доказательства - документы (акты, договоры, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо- просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Постоянный реквизит документа - реквизит, наносимый при изготовлении бланка.

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа - предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллективных органов.

Р

Рабочее поле документа - часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регламент - свод правил.

Регистрация документа - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резюме - сжатая кратка информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Реквизит-признак - реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание - реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целяхбразрешения производственных задач, вопросов.

С

Свидетельство - удостоверение, дающее определенные права.

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.).

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебное поле документа - часть документа, предназначенная для закрепления документа в технические средства и средства хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Справка - это документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов.

Справка - документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных факторов, событий.

Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Стандартизация - возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Структура и штатная численность - документ, в котором закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.

Т

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель успеваемости, Табель отчетности.

Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и строк, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Термин - это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности.

Типовые документы - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Трудовая книжка - книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его трудового стажа иб основанием для назначения пенсии.

У

Удостоверение (свидетельство) - документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта.

Удостоверение личности - документ, удостоверяющий личность предъявителя.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация - уменьшение типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Унифицированный документ - документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Ф

Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Формат документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Х

Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Ц

Ценность архивного документа - свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое

значение.

Ч

Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки.

Ш

Штатное расписание - унифицированный документ, содержащий сведения о структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия.

Э

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Эмблема организации - символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).

Ю

Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и

установленным порядком оформления.

Я

Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа.

Список использованных источников

1. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие

по документационному обеспечению деятельности предприятия. -М.: Книга

сервис, 2003. - 160 с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и

ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. -

Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -320 с.

3. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное пособие. -Мн.: Выш.шк.,

2003. -348 с.: ил.

4. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -

СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.

5. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-

распорядительных документов: Учебно-практическое пособие для предприятий

и организаций всех форм собственности. -М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д.:

Издательский центр «МарТ», 2004. - 64с.

6 . Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология

работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. -

М.: ТК Велби, 2003. -448 с.

7 . Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф.

В.А.Кудряева. -М.: ИНФРА-М, 2002. -592 с.

8 . Спивак В.А. Делопроизводство. -СПб.: Питер, 2002. -208 с__